Etre l’assistante d'un directeur (niveau 2) Travailler avec plusieurs managers

Code : NV9

Ce séminaire intéresse tout (es) assistant (es) ou secrétaires de direction confirmés (es) et ayant suivis (es) la formation niveau 1 désirant approfondir et optimiser leurs performances en modes organisationnels internes vis-à-vis de leurs managers.
 

Participants :

§         Assistantes ayant suivies la formation niveau 1

§         Assistantes ou secrétaires de direction confirmées

 

Objectifs : 

§         Définir ses priorités (évaluer le contenu de son poste et les besoins des clients internes)

§         Développer des méthodes et des outils pour être plus efficace (optimiser la gestion partagée du temps, apprendre à évaluer la charge de travail pour mieux gérer les demandes, savoir hiérarchiser ses priorités et celle de ses interlocuteurs)

§         S'adapter aux personnalités des différents managers (savoir communiquer et négocier, transmettre une information, négocier)

Programme :

1. Clarifier sa position et son rôle pour optimiser la performance de l'équipe

§         Analyser le contenu de sa " job description " et cerner les missions principales de sa fonction

Étude de cas : détailler le contenu de son poste et en visualiser les grands axes à l'aide d'un mind mapping. Évaluer sa marge de manouvre, son autonomie et son positionnement vis-à-vis de chaque manager de l'équipe

 

§         Identifier la cartographie des besoins des " clients internes " pour comprendre leurs exigences et leurs motivations

Ø      Mettre en évidence les objectifs et contraintes de chacun de ses managers

Ø      Pointer le mode de fonctionnement et le type de management de chacun

Exercice d'application : élaboration d'un tableau synoptique de toutes ces données

 

2. Auditer son mode organisationnel et adopter une méthodologie d'efficience

       Reconnaître les forces et débusquer les faiblesses de son organisation

Exercice d'application : construction de son propre tableau d'analyse des dysfonctionnements

 Partage d'expériences : mutualisation des meilleures pratiques et apport de solutions pertinentes

 

§         S'approprier les outils d'aide à l'organisation

Ø      Les outils du temps partagé et de la gestion du temps (agenda, tableaux de bord, messagerie)

Ø      Le suivi partagé des dossiers

 

§         Évaluer la charge de travail et hiérarchiser ses priorités

Ø      Chasser les comportements chronophages

Ø      Intégrer les notions de délais, de durée et de faisabilité pour planifier et coordonner les tâches

Ø      Distinguer l'urgent de l'important et identifier les tâches à forte valeur ajoutée

Exercice d'application : hiérarchisation des activités et des tâches sur la matrice de Mintzberg

 

3. Fédérer les managers autour d'une méthode de travail commune

§         Mettre en place une organisation personnalisée

Étude de cas : élaboration des nouvelles règles du jeu de sa multicollaboration, en fonction des besoins et des contraintes communes

 

§         Définir des règles de travail

Ø      Créer des rythmes de réunion et reporting conformes aux objectifs du service

Ø      Imaginer des tableaux de bord ou des procédures de simplification

 

4. Communiquer et négocier : deux facteurs de succès dans la multicollaboration

§         Relayer l'information : écouter et reformuler avec fidélité

Ø      Faire preuve d'analyse et de synthèse et chasser les distorsions cognitives

Ø      Mise en situation : retranscription orale d'une information donnée sans distorsion ni interprétation

Ø      Orchestrer les informations tout en maintenant la confidentialité

 

§         Optimiser sa communication relationnelle

Ø      Être force de proposition : s'accorder un rôle d'interface, de conseil et d'alerte

Ø      S'affirmer avec assertivité dans les situations délicates (conflits, jeux de pouvoir, demandes contradictoires)

Ø      S'adapter aux spécificités des personnalités " difficiles "

Jeu de rôle : prise de position ferme, négociation, réponse aux objections, savoir dire non

 Plan d'action personnel : à l'issue de la formation, les participants sont invités à formaliser les actions qui leur permettront de réussir dans leur quotidien

 

Durée :

§         2 jours

 

Date et lieu :

§         Consulter notre planning  

§         Lieu : hôtel Idou Anfa à Casablanca

§         Les horaires sont de 09h à 17h

 

Formateur :

§         Consultante spécialisée en développement personnel et communication

§         Coach certifié

 

Support et méthodes pédagogiques :

§         Résolument pratique, cette formation permet, grâce à de nombreux exercices, autodiagnostics et mises en situation, de prendre le recul nécessaire sur son organisation, de s'approprier les méthodes et les outils les plus performants, de les adapter à son environnement et à son mode de travail

§         Les simulations permettent naturellement une personnalisation des apports et favorisent ainsi une réelle appropriation des méthodes proposées

 

Frais de participation :

§         6 000 Dh  HT par personne pour les 2 jours  de formation, incluant l'animation, le support de formation, le déjeuner et pauses café

 

Inscription et conditions :

§         Envoyer la fiche de participation et  votre bon de commande, dûment renseignés, par mail ou fax.

§         Vous pouvez télécharger le bulletin d'inscription de notre site Internet : bulletin d'inscription

 

Contact :

§         CHIKHI ADIB, au N° Tél. : 022 23 69 57 ou 065 33 03 89

§         par mail : Cet e-mail est protégé contre les robots collecteurs de mails, votre navigateur doit accepter le Javascript pour le voir

§         ou envoyer un message par formulaire : cliquer ici